Mit 2 Telefonaten ins Vorstellungsgespräch

Bewerber können mehr erreichen, wenn sie zum Telefonhörer greifen

von Gerhard P. Hoppe

Wilfried K. hatte spontan zum Telefonhörer gegriffen, als er die Stellenanzeige der Firma Müller & Cie. sah. Er konnte mit dem Chef selbst sprechen und war anschließend darüber verwundert warum er sofort einen Termin für ein Vorstellungsgespräch bekam. Die Antwort erhielt er, als er im Büro seines Gesprächspartners saß. "Schauen Sie 'mal," sagte Herr Müller, Inhaber der Firma mit rd. 40 Mitarbeitern, "soviele Bewerbungen habe ich in der letzten Woche erhalten. Wann soll ich die nur durchsehen ?" Er deutete dabei auf einen Stapel mit über siebzig Bewerbungsunterlagen. Für Wilfried K. ein glücklicher Umstand, daß er gerade im richtigen Moment angerufen hatte. Der Inserent war in diesem Fall einfach zeitlich überfordert, so daß er gerne den Weg des geringsten Widerstandes ging und einen gerade "verfügbaren" Bewerber spontan einlud. K. hatte seine Unterlagen dabei, legte sie vor - und hatte zwei Tage später seinen Anstellungsvertrag in der Tasche. Den übrigen Bewerbern wurde mit Bedauern abgesagt. Zufall ? Ja und nein. Was sich während einer Stellenausschreibung hinter den Kulissen einer Firma abspielt, kann sehr unterschiedlich sein. Abhängig von Region, Branche und gesuchtem Berufsbild ist zur Zeit die Aussicht für inserierende Unternehmen sehr groß, eine regelrechte Schwemme von Bewerbungen zu erhalten. Damit ist aber noch nicht gesagt, daß die Resonanz qualitativ die vorhandenen Wünsche erfüllt. Die Erfahrung zeigt, daß selbst exzellente und sehr qualifizierte Bewerber sich schriftlich nicht so präsentieren, daß sie in der Fülle von Kandidaten aufmerksam registriert werden können. Nicht selten gehen Dutzende von Unterlagen ein und dennoch wird eine Ausschreibung wiederholt. Diese Perspektive muß jedem Bewerber vor Augen sein, wenn er seine persönlichen Chancen vollständig ausschöpfen will.

Die richtigen Fragen vorbereiten

Das Telefon kann eine wichtige Rolle spielen, will der Bewerber nicht allein auf die Aussagestärke (?!) seiner schriftlichen Bewerbung vertrauen, sondern alle Techniken einbeziehen, die sich als erprobt und bewährt bestätigt haben. Der erste Schritt dazu gehört in das Vorfeld. Es ist zu wenig an Ideen investiert, wenn man lediglich von den wenigen Informationen ausgeht, die in einer Stellenanzeige über Unternehmen und Aufgabe erteilt werden. Bestimmte Kategorien von Firmen und insbesondere die jungen Unternehmen in den neuen Bundesländern haben noch kein Gespür dafür entwickelt, wie man mit Stellenanzeigen optimal wirbt und geben sich mehr als zurückhaltend. Kurz und bündig sucht man eben den "Vertriebsbeauftragten zum nächstmöglichen Termin". Was sich dahinter verbergen soll, bleibt mehr oder weniger der Phantasie des Lesers überlassen. Ideal für Sie, wenn Sie dann zum Hörer langen. Sie haben damit bereits den erforderlichen Ansatzpunkt, die richtigen Fragen zu stellen. Was und wer wird konkret gesucht, was soll der/die Gesuchte tun, und vor allem: "Sagen Sie bitte, wie stellen Sie sich Ihren neuen Mitarbeiter vor?" Bekommen Sie eine spontane Antwort, hören Sie sehr aufmerksam zu ! Achten Sie auf Übereinstimmungen mit Ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und vor allem Erwartungen. Haken Sie hier ein. Sie könnten spontan zurückgeben, daß Sie die eine oder andere Voraussetzung genau so erfüllen, wie man es sich wünscht. "Sie suchen jemanden mit besonderer Stärke im Telefonverkauf ? Großartig !

Die richtige Folgerung daraus muß also sein, Interesse zu wecken ohne aufdringlich zu wirken. Haben Sie zwischendurch Übereinstimmungen zwischen Anforderungen und Ihrem Profil unterstrichen (?!) Dieses Signal ist mit größter Sicherheit bei Ihrem Gesprächspartner angekommen. Was ihm jetzt noch fehlt, ist die Bekräftigung, daß er augenscheinlich ein gutes Angebot macht und Sie Interesse daran haben. "Das ist so interessant, was Sie mir an Informationen gegeben haben. Glauben Sie, daß es sinnvoll ist, wenn ich Ihnen meine Unterlagen schicke ?" Natürlich ist es das ! Die innere Zustimmung ihres telefonischen Gegenübers wird dazu führen, daß er später Ihre Unterlagen mit größter Offenheit liest.

Da Ihre schriftliche Bewerbung ja innerhalb von 1-2 Tagen eingeht, reicht das Erinnerungsvermögen Ihres Gesprächspartners aus, um den guten Eindruck, der von Ihnen vorab ausging, auf die Unterlagen zu übertragen, so daß sie mit einer positiven Grundhaltung und Erwartung durchgesehen werden.

Jetzt wird es Zeit für den zweiten Anruf. "Ich möchte mich nur vergewissern, ob meine Bewerbungsunterlagen bei Ihnen angekommen sind." Ein Aufhänger, der durchaus berechtigt ist und den richtigen Einstieg bietet. Jetzt entscheidet es sich: hat der Empfänger bereits hineingesehen, knüpft sich vielleicht ein kurzes Gespräch an. Möglicherweise hat er spontane Fragen und Sie können weitere Ergänzungen geben. Es reicht, wenn er global einen guten Eindruck gewonnen hat. Sowie Sie das heraushören, ist der Moment gekommen, in dem Sie weiter Ihr Interesse bekunden: "Ich bin weiterhin sehr interessiert und würde gerne mehr über die Stelle erfahren. Ist es nicht sinnvoll, wenn ich Sie besuchen komme ?" Oft kommt es jetzt zu spontanen Terminvereinbarungen, selbst wenn Ihr Gesprächspartner innerlich noch schwankend ist, eine Ablehnung wird ihm schwerfallen, zumal ihm die Mühe erspart bleibt, selbst anzurufen oder extra eine schriftliche Einladung zum Vorstellungsgespräch zu verfassen. Die Art Ihrer Fragestellung spielt dabei eine Rolle. Unterbreiten Sie nicht den Vorschlag zu einem Gespräch, sondern formulieren Sie eine Frage, die mit Ja oder Nein beantwortet werden kann. Und wählen Sie unbedingt eine positive Ausdrucksform, mit der Sie Ihrem Gesprächspartner die gewünschte Antwort gewissermaßen indirekt vorschlagen. Er wird dann leichter zustimmen, als wenn Sie mit depressivem Tonfall eigene Zweifel ausdrücken: "Es macht wohl wenig Sinn, wenn ich 'mal vorbeikomme ?"

Was ist, wenn Ihr Gesprächspartner Ihre Bewerbung noch nicht gelesen hat, weil ihm die Zeit dazu fehlte ? Er wird Sie vertrösten wollen. Helfen Sie ihm, indem Sie jetzt noch einmal Ihr Interesse an weiteren Informationen bekräftigen. "Ich bin mir natürlich noch nicht sicher, aber ich würde gerne mehr darüber erfahren, was genau zu tun ist. Es klingt so reizvoll, was Sie mir geschildert haben !" Versuchen Sie, die Initiative auch weiterhin ergreifen zu können. Schlagen Sie zum Beispiel vor, in ein paar Tagen wieder anzurufen: "Wann wäre Ihnen das recht ?"

Übung macht den Meister

Das nötige Fingerspitzengefühl entsteht, wenn man bereit ist zu trainieren. Fangen Sie einfach an ! Ein Anruf ist für den Inserenten viel gewöhnlicher als für Sie in der Situation, in der es um die eigene Person geht. Aber insbesondere bei den Stelleninseraten, in denen Telefonnummer und Gesprächspartner ausdrücklich erwähnt sind, erwartet man die Kontaktaufnahme auf diesem Weg und Sie haben sogar eine regelrechte Pflichtübung zu absolvieren, insbesondere, wenn Sie sich für eine Vertriebsposition bewerben. Der Zufall wollte es, daß ich Uwe M. zu einem Gespräch einlud. Er bewarb sich als Vertriebsingenieur und kam aus einer Branche, in der er an Hochdruckverkauf gewöhnt sein mußte. Ich fragte ihn, wie er üblicherweise akquisitorisch vorgeht. "Ich rufe an und versuche einen Termin auszumachen...", sagte er und ich unterbrach ihn spontan mit der Frage, warum er mich nicht vor Absenden seiner Bewerbungsunterlagen angerufen habe. Er sah mich verwundert an und bemerkte in dem Moment, daß er die tägliche Verkaufspraxis nicht auf seine persönliche Situation übertragen hatte.

Sie haben sich entschlossen, beim nächsten Mal zu telefonieren ? Sie werden merken, daß Ihre Erfolgschancen sprunghaft steigen. Vorausgesetzt, Sie sprechen mit Hans und nicht mit Hänschen. Weder die Sekretärin noch die Urlaubsvertretung können sinnvoll zu diesem Prozeß beitragen, da sie später auch nicht die Entscheidung darüber treffen, wer eingeladen oder eingestellt wird. Geben Sie sich also nicht zu frühzeitig mit blumigen Worten zufrieden. Und wenn Hänschen Sie nicht weiterverbinden will und trocken bei der Aufforderung bleibt, daß Sie Ihre Unterlagen einschicken müssen ? Dann können Sie davon ausgehen, daß man hinter den Kulissen die Mitarbeiter genauso behandelt, wie den Anrufer. Rezession hin oder her - Unternehmen, die ein Bewußtsein dafür entwickelt haben, daß Erfolg von Menschen gemacht wird, wissen, wie wertvoll der Kontakt zu einem guten Bewerber ist.

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